Le devis conventionnel des chirurgiens-dentistes

L’avenant numéro 2 à la convention des Chirurgiens-Dentistes prévoit l’utilisation d’un modèle unique de devis pour tout traitement pouvant faire l’objet d’une entente directe sur les honoraires.
 
L’utilisation de ce modèle est une obligation qui s’impose à tous les chirurgiens-dentistes.
 
Pour vous permettre de respecter la réglementation, LOGOSw intègre un nouveau modèle de document et automatise les calculs.
 
 

Quand un devis doit-il être présenté ?

Initialement prévu par l’article L162-1-9 du Code de la Sécurité Sociale , l’article L1111-3 du Code de la Santé Publique définit les conditions dans lesquelles où une information écrite préalable doit être présentée au patient.
L’arrêté du 2 octobre 2008 précise les seuils correspondants.
Le diagramme ci-dessous résume ces conditions.
Devis dentaire

Le délai de réflexion

En fonction de la complexité, de l’importance ou de l’urgence du traitement, un délai de réflexion par le patient est souhaitable afin de permettre un « consentement éclairé ». Un début des traitements trop rapide pourrait être interprété comme atteinte à la liberté d’appréciation et de décision du patient.

Afin de matérialiser l’accord, le devis (ou l’information écrite) doit être daté, signé par le patient comme par le chirurgien-dentiste, et comporter la mention « Bon pour accord ».
A défaut, même si les soins sont débutés, un simple accord oral ne vaut pas acceptation (Ch. Civ. de Cass. 1, 16 avril 1996, pourvoi n°94-16528).

A l’acceptation du devis ou de l’information écrite, dès lors que ce document est suffisamment compréhensible, le patient ne possède plus de recours ultérieur visant à contester les tarifs pratiqués.
L’accord signé est alors un contrat qui engage chacune des parties à satisfaire ses obligations (présence, paiement, montant des honoraires, réalisation des actes…).
Si des acomptes sont demandés, ils doivent être indiqués sur le devis (à défaut, il s’agit d’arrhes remboursables).

Si le plan de traitement est modifié en cours de réalisation, il faut effectuer un nouveau devis (qui doit être également daté et signé).
En cas de rétractation du patient, le chirurgien-dentiste peut facturer les prestations déjà effectuées (mais non celles à venir). Il peut également réclamer une pénalité pour rétractation. Aucun délai légal de rétractation autorisé après la signature n’est prévu en matière d’actes de santé.

Paramétrage du devis

Le modèle de devis conventionnel dentaire impose de connaître et de renseigner certaines charges annuelles du cabinet.
Il est donc nécessaire de fournir préalablement au logiciel les chiffres qui permettront par la suite et pour chaque devis de calculer automatiquement les valeurs requises.
 
1. Dans le menu « Outils..Nomenclature..Soins », chaque praticien retrouve sa nomenclature personnelle des actes et des tarifs.
Vous devez paramétrer vos différents actes pour permettre la présentation sur le devis.
Pour cela, dans l’onglet Devis de chaque acte vous pouvez en paramétrer :
  • la durée prévue pour la réalisation de l’acte ;
  • le type de calcul à réaliser dans les devis :
    • Pas de calcul : les charges de structures ne seront pas mentionnées sur le devis,
    • Calculs pour les DMSM : saisissez alors le prix d’achat du dispositif auprès du prothésiste.
      Si vous réalisez vous-même vos prothèses, reportez-vous aux cas particuliers ci-dessous.
    • Calculs pour des soins de durée prévue : saisissez alors le temps habituel pour la réalisation de l’acte, ainsi que les frais directement imputables à l’acte (matériaux…).
      La saisie des informations pour les soins est facultative et ne constitue pas une obligation conventionnelle.
 
Nomenclature d'un acte
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2. Vous devez également saisir les charges de structures de votre cabinet. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Définition des charges ».
Cet écran ne doit être saisi qu’une seule fois par an : vous pouvez vous aider de votre déclaration 2035 portant sur l’année N-2 (pour les sociétés, voir plus loin).
La saisie du temps de travail annuel est facultative. Si ce champ est renseigné, il permet de déterminer le coût de fonctionnement horaire du cabinet.
Cette fenêtre vous guide dans votre saisie et rappelle le cas échéant les chiffres provenant de votre comptabilité pour l’année N-2. 
 

La préparation d’un devis

Lors de l’édition d’un devis, si on sélectionne un acte défini comme indiqué ci-avant, l’ensemble des champs du devis sont renseignés automatiquement.
 
À partir de la fiche patient, cliquez sur l’icône devis. Ouvrez l’onglet « devis graphique », puis sélectionnez le devis-type « devis conventionnel » (ou « devis conventionnel ODF »).
Si ce modèle de devis n’est pas présent, vous pouvez le recopier à partir du dernier cd-rom d’installation ou de mise à jour dont vous disposez (répertoire Modèles) et recopiez-le dans votre répertoire de modèles (wlogos2\xx\doc_types\devis\grf).

Saisissez alors les actes dans le devis en indiquant vos codes d’actes et les numéros de dents.
Vous pouvez également renseigner le lieu de fabrication et le mode de sous-traitance (par défaut : « en France » et « sans sous-traitance » sont sélectionnés).
 
Il ne vous reste plus qu’à imprimer le devis pour le remettre à votre patient.
N’oubliez pas d’y joindre la notice explicative (ci-dessous un lien pour la télécharger).
Devis conventionnel
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Cas particuliers

Exercice en société

Si vous exercez au sein d’une structure qui ne dépose pas de déclaration 2035 (mais qui est soumise à l’impôt sur les sociétés), vous devez utiliser les montants de votre comptabilité de votre dernière année clôturée.

Vous débutez votre exercice

Plusieurs cas peuvent se présenter :
  • 1. vous vous installez tant que praticien libéral et vous succédez à un autre praticien.
    Dans ce cas, vous devez utiliser les mêmes informations de charges de structure que votre prédécesseur.
  • 2. vous créez un nouveau cabinet.
    Vous pouvez alors utiliser les données que vous avez établies dans le cadre de votre budget prévisionnel, ou, à défaut, un taux de charge moyen déterminé par une association de gestion agréée locale.
  • 3. vous rejoignez un cabinet en tant que collaborateur.
    Si vous remplacez un précédent collaborateur parti du cabinet, vous devez utiliser les informations de charges de structure que le collaborateur que vous remplacez.
    Dans le cas contraire, vous devez utiliser les informations de charges de structure du cabinet au global.

Vous réalisez vous-même les prothèses

Vous ne pouvez bien sûr pas saisir un prix d’achat de prothésiste. Dans ce cas, il vous faut indiquer dans la fenêtre des informations sur les charges de structure que vous réalisez vous-même les prothèses, et saisir que le montant total des frais liés à l’activité de fabrication (matériaux, salaires, amortissement des matériels…). Pour chaque acte, vous ne saisirez alors pas de frais de prothésistes.
Si de manière exceptionnelle votre devis intégrait une prothèse fournie par un prothésiste externe, saisissez le prix de celle-ci dans le devis.

Documents de référence